Achtung

Bevor Sie mit diesem Programm E-Mails an eine große Anzahl von Empfängern senden, sollten Sie sich über die rechtlichen Voraussetzungen (z. B. Aussendungen zur Direktwerbung nur nach vorheriger Zustimmung, Möglichkeit zur Abmeldung vom Newsletter etc.) informieren.

Für dieses Programm gelten die üblichen Quota wie für andere E-Mails auch, für große Anhänge ist daher Bigmail zu verwenden. (Sie könnten sich aber z. B. per Bigmail die großen Anhänge selbst zusenden und dann den Link per Verteiler aussenden.)

Alle Filenamen (Empfänger, Inhalt und Anhang) dürfen keine Sonderzeichen (z. B. Leerzeichen oder Umlaute) enthalten.

Absender

Der Absender ist in diesen Formularen fest eingetragen und kann vom Benutzer nicht verändert werden!

Betreff

Der Betreff, mit dem die E-Mail versandt wird. Umlaute werden richtig (quoted printable) kodiert.
Das Sonderzeichen " darf im Betreff nicht vorkommen.

File mit Empfängern

UTF8- oder ASCII-kodierte CSV-Datei, wobei jede Zeile eines der folgenden Formate haben muss (eckige Klammern bedeuten, dass das dazwischen optional ist), nicht alle Zeilen müssen aber dabei das gleiche Format haben:

• E-Mail-Adresse
• Nachname, Vorname(n), <E-Mail-Adresse>
  (= Verteilerlistenexportformat aus TUGRAZonline)
• '[Titel] Vorname(n) Nachname[, nachgestellte(r) Titel]' <E-Mail-Adresse>
  (= Exportformat der Studierendenabfrage in TUGRAZonline)
• Nachname, Vorname(n), E-Mail-Adresse, Geschlecht
• Nachname, Vorname(n), E-Mail-Adresse, Geschlecht, Titel
• Nachname, Vorname(n), E-Mail-Adresse, Geschlecht, Titel, beliebiger Text₁ [, ..., beliebiger Text_n]

Als Trennzeichen können für Newsletter Beistriche oder Strichpunkte eingesetzt werden, beim Serienbrief muss man auswählen. Trennzeichen dürfen in den „beliebigen Texten“ (und natürlich auch in den anderen Spalten) nicht vorkommen.
In dieser Datei dürfen derzeit außerdem folgende Sonderzeichen nicht enthalten sein: °, ¿ und ~

Bei der E-Mail-Adresse ist es egal, ob diese mit < und > angegeben wird oder nicht.

Falls in einer Zeile ein Trennzeichen vorkommt, dann muss die E-Mail-Adresse in Feld 3/Spalte 3 stehen! (Ausnahme: Exportformat aus TUGRAZnline mit nachgestelltem Titel)

Die E-Mails werden dann als einzelne E-Mails an die Adressen in dieser Empängerdatei versandt (daher dauert das Versenden bei einer großen Anzahl von Empfängern und Empfängerinnen auch einige Zeit), selbst wenn es nicht personalisierte E-Mails sind und alle Empfänger und Empfängerinnen die gleiche E-Mail erhalten.
Die einzelnen Empfänger und Empfängerinnen sehen somit weder die Anzahl der E-Mails, die verschickt werden, noch die anderen Empfänger und Empfängerinnen.

Kommtentare

Zeilen, in denen weder Trennzeichen noch ein „@“ vorkommen, werden ignoriert, können somit als Kommentar in der CSV-Datei bleiben.
Jeder „beliebige Text“ (also jede Spalte ab Spalte 6), für den es im Aussendungstext keinen Platzhalter (s.u.) gibt, wird ignoriert und kann somit als zeilen- oder sogar spaltenbezogener Kommentar verwendet werden.

Platzhalter / Variable für die Individualisierung

Falls ein Nachname und ein weibliches/männliches Geschlecht angegeben ist (m/M bzw. w/W, Großbuchstaben stehen für eine Anrede in englischer Sprache), dann wird - falls vorhanden - im Inhalt der Platzhalter %ANREDE% entweder durch z. B. „Sehr geehrter Herr Nachname“, oder durch „Sehr geehrte Frau Nachname“ ersetzt.
Ist auch die Titel-Spalte befüllt, so wird %ANREDE% durch z. B. „Sehr geehrter Univ.-Prof. Dr. Nachname“ ersetzt („Herr“ bzw. „Frau“ wird ergänzt, wenn das Geschlecht auf „m“ bzw. „w“ gesetzt ist).
Falls kein Nachname angegeben ist oder als Geschlecht „D“ angegeben ist, dann wird %ANREDE% nur durch „Guten Tag“ ersetzt, für englische Anreden (bzw. „E“) läuft das analog.

Der Platzhalter %TITEL% wird durch den Inhalt der Titel-Spalte (also der 4. Spalte) ersetzt, %VORNAME% und %NACHNAME% durch die jeweiligen Vor- und Nachnamen (wenn diese in Spalte 2 bzw. 1 angegeben sind), %EMAIL% durch die E-Mail-Adresse des Empfängers.

Weitere Platzhalter

Falls auch zusätzliche Texte in der CSV-Datei angegeben werden, dann werden - falls vorhanden - im Inhalt die Platzhalter %TEXT1% bis %TEXTn% durch jeweils die Spalteninhalte Text₁ … Text_n = Spalte 6 … Spalte (n+5) ersetzt. Diese Texte/Spalten dürfen weder die Trenn- noch die Sonderzeichen enthalten.

Beispiele

CSV-Datei mit Empfängern

Im einfachsten Fall brauchen Sie nur die E-Mail-Adresse und den variierenden Teil (z. B. einen PIN-Code):

,,mail-adresse1,,,PIN1 ,,mail-adresse2,,,PIN2 … ,,mail-adressen,,,PINn

etwas komplexer dann z. B.

Mustermann, Thomas, <thomas.mustermann@tugraz.at>, m, , 1234 Univ.-Prof. Dr. Musterfrau, Renate, <rmusterfrau@gmail.com>, W, , 5678 Muster, Waltraud, <w_muster@hotmail.com>, W, Dipl.-Ing. Dr., 5373 Dr. Andrea Esempio, , <andrea_es@gmx.net>, E, , 1234, Kommentar

File mit Inhalt

%ANREDE%, Ihre PIN für den Zugriff lautet %TEXT1% und kann ...

Ergebnis

"Mustermann, Thomas" <thomas.mustermann@tugraz.at>:

Sehr geehrter Herr Mustermann, Ihre PIN für den Zugriff lautet 1234 und kann ...

"Univ-Prof. Dr. Musterfrau, Renate" <rmusterfrau@gmail.com>:

Dear Ms Univ.-Prof. Dr. Musterfrau, Ihre PIN für den Zugriff lautet 5678 und kann ...

"Muster, Waltraud" <w_muster@hotmail.com>:

Dear Dipl.-Ing. Dr. Muster, Ihre PIN für den Zugriff lautet 5373 und kann ...

"Dr. Andrea Esempio" <andrea_es@gmx.net>:

Good day, Ihre PIN für den Zugriff lautet 1234 und kann ...

Beispiel für Zwischenergebnisse

Hier finden Sie auch ein Beispiel, wie Sie viele Teilnehmer einer LV DSGVO-konform über den Zwischenstand informieren können.

Beispiel für Pixel-Tracking

Hier finden Sie ein Beispiel, wie Sie ein Tracking-Pixel einbauen (Achtung: Das wird nicht immer positiv gesehen!) und das dann auswerten.

Elektronische Signatur

Wenn Bedarf besteht, wird das Programm so erweitert, dass man sein persönliches Zertifikat (und das zugehörige Kennwort) übergeben kann, damit die Aussendung signiert werden kann.

Newsletter werden nur mehr signiert verschickt, die Gültigkeit des Zertifikats wird angezeigt.

Statusmeldung

Nach dem Abschicken der Daten bekommen Sie eine Statusmeldung zu jeder einzelnen Adresse angezeigt:

Der Newsletter „Betreff“ wurde versandt an: 1 Mustermann, Thomas (thomas.mustermann@tugraz.at) ok 2 Univ-Prof. Dr. Musterfrau, Renate (rmusterfrau@gmail.com) ok 3 Muster, Waltraud (w_muster@hotmail.com) ok 4 Dr. Andrea Esempio (andrea_es@gmx.net) ok Fertig: Datum

Ein „ok“ bedeutet nicht, dass die E-Mail wirklich zugestellt wurde, sondern nur, dass die E-Mail vom MTA des Servers „Bigmail“ an unseren SMTP-Server übergeben wurde.

Bestätigung

Zusätzlich wird neben der o. g. „Statusmeldung“ im Webinterface auch eine Bestätigungs-E-Mail an den „echten“ Absender geschickt (also den User, der sich am Server angemeldet hat), die darüber informiert, dass die Empfänger-Datei fertig abgearbeitet wurde (was aber nicht bedeutet, dass die E-Mails schon versandt oder sogar wirklich zugestellt wurden - s. u.).
Der Absender (laut Formular) bekommt auch eine Kopie der Original-E-Mail (aber ohne die Individualisierungen).

Abarbeitung überprüfen

Die E-Mails werden vom CGI-Programm an den lokalen MTA übergeben, der sie dann an den SMTP-Server weiter gibt.
Je nach Auslastung des SMTP-Servers kann es dabei zu Verzögerungen kommen und deshalb kann man sich über den Punkt über den Fortschritt informieren. Aber selbst wenn unser SMTP-Server die E-Mails annimmt (also keine E-Mails mehr in der lokalen Queue stehen), heisst das nicht, dass auch der Server des Empfängers die E-Mail sofort annimmt.

Sollte eine E-Mail aber wirklich nicht zustellbar sein, dann wird der „echte“ Absender (siehe Bestätigung) darüber per NDR informiert.

Über das Interface E-Mail-Check können Sie die E-Mails der letzten 24 Stunden überprüfen.

File mit Inhalt

Entweder ein reiner Textfile oder eine HTML-Datei, jeweils entweder UTF8 oder ASCII.

HTML-Nachrichten

Bei HTML sollten Sie darauf achten, möglichst einfache HTML-Texte zu erstellen (die fertigen Texte nur noch zwischen <html> und </html> in einer Textdatei abspeichern und die Dateiendung auf html ändern), ein E-Mail-Programm ist kein Web-Browser und unterstützt zumeist bei weitem nicht alle Funktionen eines modernen Web-Browsers!
Bigmail wandelt die HTML-Datei auch in reinen Text um, damit die E-Mail dann als Multipart-Nachricht versandt werden kann, d. h. es wird sowohl die HTML-Nachricht als auch (für E-Mail-Programme, die kein HTML darstellen können) der reine Text verschickt, dabei werden Bilder, deren Beschreibung „TU Graz Logo“ lautet, in folgende ASCII-Zeichnung übertragen:

                                 __
                           __  _|  |_  ___
                          |  ||      |  | | |
                          |_    _||__|  | |_|_
                            |__|        Graz|_|